Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen.
Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven op de website van Scouting Nederland.
Welke gegevens gebruiken wij?
Ledengegevens
Nieuwe leden melden zich aan via het aanmeldformulier op de website. De op dit formulier gevraagde persoonsgegevens hebben wij nodig om contact te hebben met onze leden. Ook bevat dit formulier enkele vragen met betrekking tot de gezondheid van het lid, bijvoorbeeld over allergieën en medicijngebruik.
Gegevens van vrijwilligers
Van vrijwilligers actief voor onze groep registreren wij in principe dezelfde gegevens als van onze leden. Aanvullend vragen wij al onze vrijwilligers om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen (zie ook sociale veiligheid). Van deze VOG registreren wij enkele gegevens in ons informatiesysteem Scouts Online (stempelnummer, kenmerk, datum en functieaspecten), waarna de VOG altijd teruggaat naar de vrijwilliger, die de rechtmatige eigenaar is. Wij bewaren geen kopieën hiervan, op papier dan wel digitaal.
Medische gegevens
Voor de reguliere opkomsten maar ook vooral voor de kampen is het noodzakelijk dat de (bege)leiding op de hoogte is van zaken m.b.t. medicijngebruik en/of ziekten/aandoeningen van de leden. Daartoe vragen wij bij inschrijving en voorafgaand aan de kampen de leden om deze gegevens aan te leveren. Ook bij wijzigingen in de medische situatie worden wij graag direct op de hoogte gebracht.
Gegevens op onze website
Cookies
Cookies zijn kleine bestandjes met gegevens die op je computer worden opgeslagen en door de browser naar bepaalde websites verstuurd worden. Wij gebruiken cookies voor een optimale werking van de website en om websiteverkeer te volgen (zie sectie over Google Analytics). Alle cookies bevatten enkel anonieme informatie, en worden niet verstuurd naar andere partijen dan Scouting Zuiderkruis en Google Analytics.
In je browserinstellingen kun je aangeven dat je cookies altijd wilt weigeren of specificeren wanneer cookies verstuurd mogen worden. Mogelijk kan dit de werking van de website beïnvloeden.
Logs
Bij bezoeken aan onze website verzamelen wij bepaalde technische informatie die door de browser naar de website verstuurd wordt. Denk aan informatie als het IP adres van de computer, het soort browser en de versie daarvan, de pagina’s die bezocht worden, etc. Deze informatie wordt enkel verzameld om eventuele problemen met de website in kaart te brengen en te helpen met het oplossen hiervan, en is volledig anoniem (bevat dus geen gevoelige gegevens zoals wachtwoorden of andere persoonsgegevens).
Google Analytics
Om het websiteverkeer in de gaten te houden maken wij gebruik van Google Analytics. Deze tool geeft ons geanonimiseerde statistieken over de bezoekers van de website. Zie ook Google's Privacybeleid.
Social Media
Onze groep is actief op diverse Social Media. Verschillende onderdelen hebben hun eigen besloten Facebookpagina, en er is een publieke Facebookpagina voor de hele groep. Via de besloten pagina's wordt nieuws gedeeld en zijn foto's van b.v. opkomsten en kampen te zien. Wij zijn er alert op dat er geen privacygevoelige informatie gedeeld wordt via deze kanalen.
Beeldmateriaal
Op onze website, op social media, en soms ook op promotiemateriaal zoals flyers en posters plaatsen wij geregeld foto's die zijn gemaakt tijdens opkomsten, kampen, evenementen, etc. Het kan gebeuren dat er hierbij leden herkenbaar in beeld worden gebracht. Mocht je bezwaar hebben hiertegen dan kun je dit kenbaar maken bij de secretaris via info
zuiderkruis.nl (info[at]zuiderkruis[dot]nl).
Waar bewaren wij de gegevens?
Centraal ledenbestand
Ons centrale ledenbestand houden wij bij in het ledenadministratiesysteem Scouts Online. Dit systeem, aan alle Nederlandse scoutinggroepen aangeboden door de overkoepelende organisatie Scouting Nederland, stelt ons in staat om op een efficiënte en veilige manier relevante informatie over onze leden en vrijwilligers bij te houden.
Net zoals Scouting Zuiderkruis gaat ook Scouting Nederland zorgvuldig om met de gegevens op Scouts Online. Voor meer informatie zie www.scouting.nl/privacy. Leden kunnen via Scouts Online zelf hun gegevens inzien en wijzigen.
Cloudgegevens
Naast het centrale ledenbestand gebruiken wij ook een beveiligde cloudomgeving waarin wij gegevens opslaan. Denk aan medische gegevens en overzichten (bijvoorbeeld inschrijvingen voor kampen), maar ook niet-persoonsgebonden gegevens. Deze gegevens zijn enkel inzichtelijk voor de vrijwilligers binnen onze groep die voor het uitvoeren van hun functie de gegevens nodig hebben (dit realiseren we middels afgebakende delen binnen de cloudomgeving met elk eigen toegangsrechten).
De gegevens in de cloudomgeving kunnen opgeslagen worden op servers buiten Nederland en Europa.
Hardcopy's
In sommige gevallen maken wij een uitdraai van bepaalde ledengegevens; denk aan een adressenlijst van de leden, of gegevens m.b.t. medicijngebruik van de leden voor tijdens een kamp. Op het moment dat een dergelijke uitdraai niet meer nodig is, vernietigen wij deze.
Hoe beveiligen wij de gegevens?
Als scoutinggroep verwerken wij op verschillende momenten gegevens van onze leden. Een deel van deze gegevens wordt door ons bewaard zodat wij er toegang toe hebben op het moment dat dat nodig is.
Wij doen ons uiterste best om zorgvuldig met de gegevens om te gaan. Een essentieel onderdeel hiervan is het beveiligen van de opslag van de gegevens, zodanig dat de gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor de mensen binnen onze groep die deze nodig hebben. Dit principe passen wij toe op onze beveiligde cloudomgeving, en wordt ook toegepast binnen het administratiesysteem Scouts Online dat wij gebruiken.
Naast het veilig opslaan van gegevens letten wij er ook op dat gegevens op een veilige manier van A naar B komen, daar waar nodig. Onze website gebruikt bijvoorbeeld een beveiligde (https) verbinding, waardoor gegevens alleen versleuteld vanuit je browser naar onze server worden verstuurd. Dit geldt dus bijvoorbeeld ook voor de gegevens die je invult op het aanmeldformulier.
De veiligheid van je persoonlijke informatie is erg belangrijk voor ons, maar helaas is geen enkele wijze van online opslaan van gegevens of het verzenden hiervan 100% veilig. Alhoewel wij onze uiterste best doen om te voorkomen dat je persoonlijke informatie in verkeerde handen valt, kunnen wij geen absolute veiligheid garanderen.
Hoe lang bewaren wij de gegevens?
De gegevens zoals opgegeven bij het aanmelden als lid blijven voor ons inzichtelijk (in Scouts Online) zo lang het lid lid blijft van de vereniging. Na beëindiging van het lidmaatschap zijn de gegevens niet meer door ons in te zien, maar worden deze voor een periode van maximaal twee jaar nog bewaard in Scouts Online, en zijn daar door de archivaris in te zien.
De gegevens die worden ingevuld op het aanmeldformulier worden tijdelijk (maximaal 1 maand) opgeslagen op onze privéserver, en zijn daar inzichtelijk voor onze ledenadministratie (die de gegevens invoert in Scouts Online), alsmede voor de technische beheerders van onze server. Nadat de gegevens zijn ingevoerd in Scouts Online, worden ze direct van onze privéserver verwijderd.
De aanvullende gezondheidsgegevens die wij in de aanloop naar kampen vragen bewaren wij voor de duur van het betreffende kamp, en vernietigen we uiterlijk vier weken na afloop van het kamp.
Gegevens verstrekken aan derden
Scouting Zuiderkruis zal nooit persoonsgegevens verstrekken aan derden (anders dan Scouting Nederland en de groep zelf), om wat voor reden dan ook, zonder expliciete toestemming van de persoon/personen waar het om gaat.
Datalekken
Scouting Zuiderkruis hanteert het protocol 'datalekken verwerkers/bewerkers' van Scouting Nederland. Indien er sprake is van (of een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het protocol gemeld en afgehandeld.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Zuiderkruis binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat van het bestuur (infozuiderkruis.nl (info[at]zuiderkruis[dot]nl)). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder meer over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. Het privacybeleid van Scouting Zuiderkruis voldoet aan deze Europese privacywetgeving.
Wijzigingen aan dit beleid
Zo nu en dan kunnen wij wijzigingen doorvoeren aan ons privacybeleid. Deze wijzigingen verwerken wij dan direct in dit privacybeleid dat op de website te vinden is via https://zuiderkruis.nl/privacy.
Contact
Als je vragen hebt over dit beleid, neem dan contact met ons op via infozuiderkruis.nl (info[at]zuiderkruis[dot]nl).